Elementos De La Presentación

• Papel       Su calidad y textura deben estar determinadas por la función
del escrito. También ha de prestarse atención al tamaño, el cual dependerá del tipo y la extensión del contenido. En cuanto al color, el más común y tradicional es el blanco, aunque el gusto moderno admite otros, generalmente dentro de las tonalidades pálidas. En casos especiales —cuando el elemento visual tiene una importante misión comunicativa, como en las cartas de venta, el-material publicitario, etcétera—, se emplean combinaciones de colores, se adicionan otros materiales o se sustituye al papel por distintos elementos.
• Escritura      El tipo más usual de escritura para el redactor común es la
mecanografiada, ya sea en escritos directos o en originales destinados a la impresión. Cuando son requeridas varias copias de escritos originales, se usan papeles copiativos o máquinas multicopiadoras. La escritura a mano ha cafdo en desuso, salvo en determinados casos mantenidos por la costumbre o las normas.
En la escritura, conviene cuidar algunos detalles, como: las condiciones de modernidad y uniformidad en los tipos; el uso de tinta de calidad y color apropiados para lograr buena legibilidad y adecuación al papel y a los elementos gráficos acompañantes; la claridad y el aseo; la ejecución mecanografiada con presión pareja, para que ningún signo aparezca debilitado o perforado en el papel, etcétera.
• Distribución    Por razones de claridad y estética, es indispensable que el
escrito tenga una bien planeada distribución. Cuando debe ser presentado en su factura original, hay que tener en cuenta este principio: el escrito es como un cuadro, que necesita estar enmarcado por los blancos marginales para lucir bien. Si se amontona lo escrito arriba, abajo o a un costado del papel, la armonía se pierde por completo. Además, la distribución de espacios completa el conjunto de exigencias para una distribución adecuada.
Analicemos por separado cada tópico:
Márgenes. El superior y el inferior deben guardar relación con la extensión del texto y corresponderse entre sí. Nunca deben sobrepasar el doble del margen izquierdo, ni ser más pequeños que él. Si el texto es corto, el tamaño del papel debe adecuarse para que no quede "flotando" entre inmensos blancos. (En el escritorio de un buen redactor debe haber papel adecuado para todas las necesidades.)
El margen izquierdo —que debe dar libertad para encarpetar, archivar o encuadernar cómodamente el escrito— tendrá normalmente de diez a quince espacios de máquina común, a partir del borde del papel. El derecho, de cinco a ocho. Estas medidas, aproximadas, pueden variar según los casos.

Debemos advertir sobre dos frecuentes errores de presentación: el margen superior suele ser excesivamente grande en relación con los otros, y el derecho a menudo es tan pequeño que llega a desaparecer. Lo escrito —repetimos-debe quedar rodeado por un marco blanco, perfectamente equilibrado.
Otra advertencia: si queda poco por escribir y el espacio blanco inferior llega al h'mite adecuado, se debe seguir en otra hoja; no por evitar esto debe sacrificarse el margen inferior. (Sólo en el caso excepcional de que lo faltante sea alguna breve nota fuera del texto, puede escribirse dejando un margen menor a la izquierda, para no usar otra hoja.) Cuando lo que resta es lá firma, no debe colocarse ésta en hoja aparte, aunque vaya con antefirma o aclaración: se le adosará un párrafo, por lo menos.
Alertamos muy especialmente sobre una costumbre generalizada entre los mecanógrafos de nuestro medio: por razones puramente estéticas, para conservar la línea recta del margen derecho, al final de los renglones suelen usar los guiones (propios del corte o de la unión de palabras) como elementos de relleno. Esto origina un serio entorpecimiento en la lectura y puede llevar a errores más o menos graves, además del engorro que significa para los trascrip-tores o linotipistas, en caso de publicación. Por razones de simple sentido común o práctico, debe evitarse el uso de cualquier signo que, como éste, no resulte válido para la expresión. Jamás la estética debe sobrepasar a la lógica, en terrenos de redacción.
Espacios. Se escribirá a dos espacios o "a renglón abierto", como norma general, para facilitar la lectura y también la posible corrección, en casos de textos destinados a la reproducción. En cartas, notas y escritos especiales, el uso aconseja: escribir a dos espacios cuando el texto sea breve; si es extenso, escribir a renglón seguido; pero después de los puntos aparte, se usará doble espacio.
Después de los signos de puntuación y auxiliares, debe dejarse un espacio, salvo el caso de los guiones que unen palabras. Las rayas, los paréntesis, las comillas y los signos de entonación requieren un espacio en blanco antes del signo inicial y uno después del terminal, si lo que sigue no es otro signo.
Sangrías. Son los espacios que se dejan al comienzo de los párrafos, inicial-mente y después de todo punto aparte. En textos comunes, suele tomarse como medida la mitad del tamaño del margen izquierdo. Hay casos en que la medida de las sangrías es muy grande, al punto de alcanzar a veces hasta la mitad de la línea escrita. La distribución moderna que se llama "escritura en bloque" prescinde de las sangrías, sustituyéndolas por un renglón en blanco después de cada punto aparte, en texto escrito a renglón seguido.
• Inscripciones       En los papeles para correspondencia, a veces hay frases o listas impresas en distintos lugares, con menciones de propaganda o descriptivas de algo. Deben estar cuidadosamente redactadas y colocadas, para que no resulten chocantes y sirvan a su fin. Salvo el caso de los membretes (nombres, ti'tulos, dirección y otros datos de personas e instituciones, impresos según el gusto clásico en la parte superior izquierda de papeles y sobres), las inscripciones por lo general resultan inadecuadas —especialmente si son ostentosas y de propaganda. Una razón psicológica de las mencionadas aconseja evitar toda propaganda de índole general en los escritos cuya principal virtud estriba éri su condición de "mensaje personal": las inscripciones de ese tipo suelen ser contraproducentes, por molestas, inútiles o criticables. Su uso, por tanto, debe estar rigurosamente controlado.
• Ilustraciones Cuando acompañan a lo escrito dibujos,fotografías, planos, bocetos, croquis, esquemas u otras ilustraciones, es preciso que se integren con el texto en un todo armónico y lógico. Para ello, deben tener adecuación y estar ordenadas y con explicaciones de acuerdo con el contenido y la intención del texto. Reconocemos el valor del elemento visual, que a menudo atrae más la atención del lector que lo escrito. En manos del redactor está la superación —o por lo menos, el equilibrio— dentro de esta competencia.